Comment intégrer de nouveaux collaborateurs à distance ?

 

Parlons Flex vous livre quelques conseils :

 

 

• Anticiper et faciliter les arrivées
• Communiquer, informer, écouter : accompagner le nouvel arrivant
• Acquérir la culture d’entreprise

 

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Anticiper et faciliter les arrivées

 

Pour vous aussi il y a eu un premier jour. Votre excitation, votre stress, la qualité de l’accueil… Vous vous souvenez de tout. Dans les moindres détails. Et c’est tout à fait naturel ! Changer de poste, arriver dans une nouvelle entreprise, découvrir une nouvelle équipe, c’est un moment important dans une carrière professionnelle. Alors autant le préparer le plus en amont possible pour qu’aucun grain de sable ne vienne enrayer la machine. Bien accueillir le nouveau collaborateur est une responsabilité qui doit être partagée par toute l’organisation (RH, manager, collègues…). Ce premier contact est décisif. Il peut avoir des incidences sur la poursuite de cette aventure commune.

 

L’idée est donc de faciliter, le plus possible, la prise de poste du nouvel arrivant. Préparez le terrain en amont : faites-en sorte que son équipement soit prêt dès le premier jour (ordinateur, casque audio, téléphone, identifiants, mot de passe, VPN et les contacts du service technique). Vous pouvez également penser à des goodies (porte-clés, stickers, clé USB, stylos…).

 

Mais surtout, n’oubliez pas les codes, les contacts et les différentes formalités administratives. La remise d’un livret d’accueil ou d’un mini-guide de bienvenue retraçant les chiffres clés de l’entreprise, les usages et les incontournables à connaître est aussi une étape indispensable. L’expérience du nouvel arrivant doit être au cœur de vos préoccupations, réservez-vous du temps pour l’accueillir et le féliciter de rejoindre votre équipe.

 

Communiquer, informer, écouter : accompagner le nouvel arrivant

 

Il est primordial d’annoncer aux équipes l’arrivée d’un nouveau collaborateur et de programmer une réunion de présentation, à distance ou sur le lieu de travail. Une fois les présentations faites avec les collaborateurs directs, il est grand temps de parler des objectifs du poste, de l’organisation du travail et de rappeler les règles et conventions de l’entreprise en matière de télétravail. Car travailler depuis son domicile implique, comme en présentiel, des horaires à respecter, des missions bien définies et une organisation propre à chaque équipe.

 

L’idée, c’est d’inscrire rapidement le nouvel arrivant dans la même dynamique que le reste de l’équipe. Autrement dit : cadrer ses missions, tout en lui faisant confiance et en lui laissant des marges de manœuvre pour qu’il parvienne à concilier le plus harmonieusement possible sa vie professionnelle et sa vie privée. Pour ce faire, vous pouvez présenter à votre nouveau collaborateur les services et avantages dont il peut bénéficier au sein de sa nouvelle entreprise (ex : aide aux devoirs, téléconsultation, etc.). Si vous le pouvez, n’hésitez pas à combiner travail individuel à distance et travail collaboratif sur site !

 

Que l’intégration se fasse en présentiel ou à distance, le rôle du manager est d’accompagner le nouveau collaborateur en échangeant régulièrement, lors de points sur site, par téléphone ou en visioconférence. Vous pouvez également désigner un tuteur pour faciliter l’intégration du nouvel arrivant.

 

Acquérir la culture d’entreprise

 

Nourrir l’esprit d’équipe en développant un sentiment d’appartenance. Pas facile, en effet, de se reconnaître ou de se motiver à la tâche quand on passe ses journées tout seul devant son écran et qu’on a l’impression d’être l’employé virtuel d’une organisation immatérielle. C’est notamment vrai pour les plus jeunes, pour qui l’engagement est corrélé aux valeurs défendues par l’entreprise et à la bienveillance dont chacun fait preuve au quotidien. C’est là que le manager direct entre en action : réunions en visio-conférence, points téléphoniques réguliers, petit déjeuner à distance, team building… Vous avez le choix des armes de communication persuasives !

 

En suivant ces quelques conseils vous mettez toutes les chances de votre côté pour une intégration réussie. Le nouveau collaborateur devra quant à lui faire preuve d’autonomie, d’adaptabilité et d’initiative pour relever le défi qui s’offre à lui.